Nieuws

De systeembeheerders van Trend over hun werk in Coronatijd

De systeembeheerders van Trend over hun werk in Coronatijd

De voor iedereen onverwachte komst van het Coronavirus, heeft heel veel impact gehad. Er werd een beroep gedaan op ieders flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Dit geldt ook zeker voor Raymond van den Heuvel en Arjan de Graaf, systeembeheerders van Trend People. We vroegen hen hoe zij deze periode hebben ervaren hoe zij het mogelijk maakten dat alle Trend medewerkers konden doorwerken in deze hectische tijd.

Raymond en Arjan: “Het was een hele omschakeling! Trend People was goed op weg, maar nog niet 100% ingericht op thuiswerken. We hebben in korte tijd heel veel bereikt.“

Begin maart ging het ineens heel snel. Corona zette in korte tijd onze reguliere manier van werken volledig op zijn kop. Hoe was deze periode voor jullie?
"We moesten er in een sneltreinvaart voor zorgen dat iedereen thuis kon gaan werken maar ook dat de vestigingen telefonisch goed bereikbaar waren vanuit huis. Dit betekende o.a. dat we de telefooncentrale in de cloud moesten brengen. Hier hebben we in het verleden al wel eens over gesproken met onze externe partner, maar concreet was het nog niet. Nu moest dit ineens heel snel geburen. Ook moest er veel standaard apparatuur op kantoor, geregeld worden voor alle medewerkers afzonderlijk, om thuiswerken mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan stroomadapters en netwerkkabels.  

Ook hielpen we alle medewerkers in korte tijd op weg met beeldbellen. Wij wisten al wel iets van Microsoft Teams, maar hadden ons hier nog niet uitgebreid in verdiept. Laat staan onze medewerkers, die hadden hier nog geen enkele ervaring mee. Dit betekende dus dat we verschillende webinars hebben gevolgd, om onszelf zo snel mogelijk de belangrijkste elementen van Teams eigen te maken zodat we dit helder konden overbrengen an de collega’s. Voor het gebruik van Microsoft Teams ben je afhankelijk van hardware zoals een webcam, en geluid in de vorm van een geluidsbox of een headset. Deze hebben we standaard niet op voorraad, dus ook deze regelden we voor iedereen.  En last but not least; de vele handleidingen die geschreven moesten worden om alle medewerkers zo goed mogelijk op weg te helpen. Kortom: het was een hele hectische maar tegelijkertijd ook leerzame periode!"

Wat was voor jullie het meest bijzonder in deze periode?
Het gevoel voor saamhorigheid binnen de organisatie was groot, hierdoor was er een nog sterkere motivatie om alles zo snel mogelijk voor elkaar te krijgen. Ook onze onderlinge samenwerking verliep erg goed, maar we had niet anders verwacht omdat we al geruime tijd heel prettig met elkaar samenwerken.

Zijn er ook dingen die jullie achteraf gezien misschien anders hadden gedaan?
We hadden eerder de telefoons in de cloud moeten brengen, meteen vanaf de eerste week dat er thuis gewerkt werd. Nu hebben we eerst een andere methode ingezet die minder succesvol was. Dit heeft ons veel extra werk gekost, maar ook daar leer je natuurlijk weer van.

Stel dat we een tweede coronagolf krijgen, in hoeverre zijn jullie hier dan goed op voorbereid?
In principe denken we hier klaar voor te zijn, maar het blijft natuurlijk maatwerk!

Wat zouden andere ICT afdelingen van jullie kunnen leren?
Iedere organisatie steekt weer anders in elkaar, overal zal geschakeld moeten worden in dit soort periodes. Improvisatie en teamwork zijn heel belangrijk en dat hebben we laten zien. Maar alle ICT afdelingen zullen ongetwijfeld veel geleerd hebben van deze uitzonderlijke tijd.